Las reuniones son indispensables. Lo importante es hacer que sean productivas. Sepa qué debe tener en cuenta a la hora de prepararlas y de enfrentarse a ellas.
A menudo, parte de los integrantes de una organización dudan de la utilidad y eficacia de las reuniones. En múltiples ocasiones se llega a considerar que éstas pueden llegar a resultar una pérdida de tiempo e incluso obstaculizar el logro de los objetivos de la organización.
Estos pensamientos y sensaciones son originados en muchas ocasiones por hechos que se dan en el día a día: reuniones convocadas sin una preparación previa (tanto por parte del dirigente de la reunión, como por parte de los asistentes), desconocimiento del contenido de la reunión, falta de puntualidad y de planificación, objetivo no definido, etc.
No obstante, la celebración de reuniones es imprescindible para el funcionamiento de una organización. Si bien es posible que una persona pueda realizar, de modo individual, un importante número de tareas, que establezca una comunicación con terceros a través de un correo electrónico, una llamada o una conversación, en otras muchas ocasiones la necesidad de celebrar una reunión es esencial, por las ventajas añadidas que presenta.
Una reunión favorece la transmisión de una información a un conjunto de trabajadores de la organización, permite estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteados la empresa, posibilita el crear opinión y transmitir ideas, el formar a miembros de un Equipo de trabajo sobre un tema, el poder tomar decisiones de forma colegiada, el lograr un sentimiento de pertenencia a la organización, la creación de un compromiso con las decisiones tomadas y los objetivos fijados, etc.
Para que estos resultados positivos sean posibles y que la reunión sea productiva es necesario que se cumplan una serie de requisitos:
- Existencia de al menos un objetivo que justifique su convocatoria.
- Preparación de la reunión, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes ya que en caso contrario, se incurriría en una gran pérdida de tiempo y no se lograrían los objetivos deseados.
- Definición de un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.
- Ejecución de las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.
La preparación de la reunión es esencial a la hora de buscar el éxito de la misma. Para ello la persona encargada de dirigir la reunión se deberá de plantear el objetivo que persigue ésta. Así, nos encontramos con reuniones de carácter informativo, consultivo-deliberativo, formativo o decisorio.
Una vez definido el objetivo y seleccionado el tipo de reunión a celebrar, la persona que convoca la reunión deberá de determinar el número de asistentes. Teniendo en cuenta que la participación de los miembros que asisten a una reunión va a depender tanto del número de asistentes como de las características del grupo, cuanto menor sea el número de asistentes mayor será la eficacia de la misma, así como la participación e implicación de los mismos. Así cuando el grupo sea superior a las 10-15 personas la reunión no será propicia para la toma de decisiones, aunque sí podrá ser válida para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones previamente consensuadas.
En cuanto a las características del grupo habrá que tener en cuenta aspectos tales como el nivel de participación e implicación, el grado de madurez y de cohesión o la libertad en la constitución del mismo.
Además, el director de la reunión deberá crear un guión de reunión que hará llegar a los asistentes con la suficiente antelación. Éste deberá incluir información como: la fecha, el lugar, la hora de la reunión, la duración prevista (incluso por cada punto a tratar), el orden del día, las finalidades de la reunión en cada uno de los puntos y la documentación de apoyo necesaria. De este modo los asistentes podrán preparar la reunión y se podrán obtener unos mejores resultados.
Llegados a este punto y una vez establecido el lugar en el que la reunión va a tener lugar y definidos los medios que se van a emplear, se procede a detallar aquellos aspectos a tener en cuenta durante la celebración de la misma.
En primera instancia, el convocante, deberá comenzar la reunión con puntualidad, clarificará los puntos del orden del día así como la finalidad perseguida, definirá con precisión la técnica o estrategia a emplear en la reunión y priorizará el tratamiento de los puntos del orden del día.
Durante el desarrollo de la reunión se esforzará por mantener la reunión orientada hacia el objetivo que se había planteado y tratará de lograr la creación de un buen ambiente y clima de trabajo profesional, así como una participación de las personas asistentes. Para ello evitará contestar personalmente a las cuestiones que se planteen, el plantear cuestiones personales así como el hacer sentir que las decisiones están ya tomadas.
Por otro lado, potenciará la intervención de todos los asistentes, el respeto a todas las opiniones e intervenciones y la creación de confianza, cooperación y cordialidad.
Es probable encontrarse con dificultades tales como un silencio prolongado del grupo, con desviaciones del tema, con un saboteador sistemático o, con evasiones por parte del grupo. El director tendrá que hacer frente a estas situaciones lo antes posible para poder dar la solución más apropiada.
Al final de la reunión, el coordinador de la misma deberá conseguir que la sesión de trabajo no acabe sin previamente haber fijado con toda claridad, los acuerdos alcanzados y decisiones tomadas, haber definido, programado y asignado las tareas y actividades que harán posible la ejecución de los acuerdos y decisiones tomadas.
Finalmente, es necesario elaborar un acta en el que se recoja toda la información tratada en la misma y realizar un seguimiento.
No hay comentarios:
Publicar un comentario