miércoles, 15 de julio de 2009

Procedimientos para dirigir y controlar reuniones

Cómo Dirigir una Reunión

1. Inicie la Reunión.
- Presentación (Si es necesario).
- Procure que el grupo se sienta cómodo.
- Indique el procedimiento o régimen usado.
- Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
- Haga introducción.
2. Dirija y Controle.
- Estimule la participación.
- Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.
- Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
- Resuma con frecuencia.
- No permita que un participante monopolice un tema.
- Controle la reunión sin provocar resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
- Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
- Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
- Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.
4. Resuma la Reunión.
- Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
- Muestre los aspectos sobresalientes.
- Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
- Determine el plan de acción a seguir.
- Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones
Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones

* Inteligencia.
* Energía.
* Integridad Moral.
* Equidad.
* Capacidad Técnica.
* Cultura General.
* Cordialidad.
* Entusiasmo.
* Auto – confianza.
* Buen Humor.
* Conocimiento de la Naturaleza Humana.
* Buen Humor.
* Habilidad Educativa.
* Auto – dominio.
* Modestia.
* Optimismo.
* Iniciativa.

Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión
* Motiva y dirige al grupo.
* Adapta su presentación al tipo de participante.
* Usa términos al alcance de todos.
* Piensa antes de hablar.
* Habla viendo a todos los participantes.
* Hace énfasis en los puntos importantes.
* Habla claro y con voz modulada.
* Usa la mímica apropiada.
* Usa buenos modales.
* Acepta sugerencias mejores que las de él.
* Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.
* Resume con precisión las ideas del grupo.
* Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.
* Ausente del complejo de jefatura o autoridad.
* Controla la dirección en forma imperceptible.
* Evita la postura de catedrático.

Tipos de Directores

Nervioso

Tiemblan sus manos y voz, deja frases sin terminar, no ve de frente al grupo. El nerviosismo desconcierta al grupo y puede perderse la confianza en el Director. Se recomienda realizar ejercicios de respiración, relajación y vocalización, para disminuir la tensión y recobrar ánimos.
Regañón
Humilla al participante o lellama la atención delante del grupo o en privado.

Astrónomo
Busca en el cielo la frase que necesita para completar una idea.
Presumido
Actúa en forma visiblemente forzada. Pretende mostrar una gran seguridad en sí mismo.
Catedrático
Trata a los participantes como si fueran alumnos. Se expresa en forma académica.

Cansado
Todo el tiempo permanece sentado y en la misma posición.

Desafiante
Permanece con los brazos cruzados como en actitud de reto.

Desarreglado
Despeinado, sucio, corbata de lado, desaliñado.

Maniquí
Arregla su ropa, se peina, arregla sus manos delante del grupo.

Balancín
Se mueve balanceándose sobre los pies.

Mimo
Exagerado en su mímica y particularmente en el uso de los brazos.

Apoyado
Permanece apoyando sus manos en una mesa o silla.
Apuntador
Juega con un lápiz mientras hace su exposición.

Monedero
Se mete las manos al bolsillo y hace sonar los objetos que tenga dentro. (monedas, llavero)
El participante sus características y cómo debe ser tratado con inteligencia Superior por el Director
Inteligente
Entiende rápidamente.
Hace más que el participante término medio.
Aprende sin mucha supervisión.
Obtiene las mejores calificaciones.
Darle más trabajo que al término medio.
Asignarle las tareas más difíciles.
Utilizarlo como asistente.
Hacerlo competir con compañeros del mismo nivel.
Desarrollar al máximo su capacidad.

Sabelotodo
Es exhibicionista por naturaleza.
Su actitud Irrita al grupo.
Usa el grupo para lucirse.
Mantenerlo bajo control.
Aprovechar sus conocimientos y experiencias
para apoyar el asunto de la reunión para beneficio del grupo.

Charlatán
Monopoliza la reunión.
Es extrovertido.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Cortar su intervención sutilmente, haciéndole una pregunta concreta o resumiendo su intervención.
Fuera del Tema
Trata de exhibir sus conocimientos.
Se sale del tema.
Demuestra poco interés y energía.
Sus realizaciones son casi nulas.
Insistir en que el tiempo es limitado.
Preguntarle regularmente para que esté preparado.
No dedicar tiempo a temas que no están relacionados con lo que se esté tratando.
Impuntual
Llega siempre tarde.
Entrega las actividades asignadas después que la mayoría del grupo lo ha hecho.
No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo.
Informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los demás.
Hacer énfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad.
Retrasado
Lento para entender.
Demuestra poca habilidad para realizar las actividades.
Analizar sus deficiencias.
Asignarle tareas extras.
Ofrecerle entrenamiento individual
Soñador o Ausente
Cara de sueño.
No Atiende.
Siempre está distraído.
Manténgalo ocupado.
Diríjase a él frecuentemente.
Supervíselo de cerca.
El director debe analizar su estilo de dirigir reuniones, si éste es el tipo de participante que más se manifiesta en el grupo.
Pendenciero
Actitud agresiva.
Testarudo.
Muestra poca habilidad para relacionarse socialmente.
Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos.
Observar su comportamiento de manera más de cerca.
Reforzarlo positivamente si modera su actitud.
Intransigente
No le gusta asistir a ninguna actividad extra.
Demuestra escepticismo.
Se resiste a los cambios tenazmente.
Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa, antes de involucrarlo. Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.
Murmurador
Habla en voz baja con otro compañero mientras el Director está explicando.
Sorprenderlo con una pregunta.
Pedirle amablemente que haga en voz alta sus comentarios..

Adulador
Usa toda su inteligencia para no trabajar.
Trata de ganar la simpatía del Director con obsequios, alabanzas o favores personales.
Explicarle que los aspectos que serán tomados en cuenta para su evaluación son el trabajo, la honestidad y la aplicación que demuestre en conseguir el objetivo planteado.
Tímido
Teme expresar sus ideas públicamente.
No pedirle que dé su opinión antes que la del grupo.
Gane su confianza asignándole tareas sobre temas que él domina y haga que los presente al grupo.
Haga que supere su timidez Por medio de preguntas sencillas, y logre su mayor participación en el grupo.

Criticón
Está en contra de todos y de todo.
Busca constantemente errores que criticar
Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo después que ha expuesto sus ideas.
Mantenerlo ocupado durante la reunión. Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión
Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas:

1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
- Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.
- El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.
- Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.
- Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.
2. Formularlas considerando las características individuales.
3. Deben ser:
- Amistosas: No agresivas.
- Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.
- Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

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