martes, 14 de julio de 2009

Reuniones: Conceptos Básicos

DEFINICIÓN DE REUNIÓN

Es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo. Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.

OBJETIVOS DE LA REUNIÓN

  • Las reuniones brindan la oportunidad de acceder a información muy importante.
  • La relación “cara a cara” de las reuniones permite un rápido convencimiento y una excelente venta de ideas, algo que no se logra a través de los escritos.
  • Las reuniones permiten el libre flujo y circulación de ideas.
  • Pueden aclararse dudas al instante, en el mismo momento en que se realiza la reunión.
  • El trabajo en equipo facilita encontrar fácilmente soluciones a las problemáticas planteadas.
  • Una reunión es la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de personas hacia una meta determinada.

IMPORTANCIA DE LA REUNIÓN

  • Oportunidad para crecer y conocer más.
  • Integración de ideas y metas organizacionales.
  • Aprovechar al máximo y sacar las mejores conclusiones.

TIPOS DE REUNIONES

  • De Capacitación: Dar o recibir algún entrenamiento.
  • Informativa: Su fin es notificar algún tema en especial.
  • Casual: Realizada entre jefes y empleados espontáneamente.
  • Exploratoria: Examinar las causas que generan un problema
  • Creativas: Para encontrar nuevas ideas (productos o servicios).
  • Solución de problemas: Dar respuesta a un problema específico.

NORMAS PARA REALIZAR LAS REUNIONES

Las reuniones deben ser una herramienta que facilite el trabajo, no se pueden convertir en un elemento negativo que más bien lo dificulte.
Para poder realizar reuniones eficaces es necesario considerar las siguientesactividades.

1. Antes de la Reunión:

  • Definir objetivo a alcanzar con la realización de la reunión.
  • Identificar participantes requeridos para alcanzar el objetivo de la reunión.
  • Definir duración máxima de la misma (tan corta como sea posible).
  • Informar a los participantes del objetivo y de la agenda a seguir

2. Durante la Reunión:
El líder de la reunión, es el responsable de que los objetivos propuestos se cumplandurante el desarrollo de la misma.

  • Concentración en el tema a tratar (no desviarse).
  • Todos los acuerdos tomados o actividades a realizar deben estar definidas con fechasde cumplimiento y responsables de ejecución.
  • Analizar las actividades en términos de prioridades.
  • Puntualidad.
  • Cortesía y respeto.
  • Tomar las decisiones con base en datos y hechos.

3. Después de la Reunión:
Debe estar definido un responsable para el seguimiento cada acuerdo tomado.La evaluación es la clave del perfeccionamiento, por lo que la reunión, como instrumento de mejoramiento, debe evaluarse.
Algunos de los parámetros de acuerdo a los cuales se puede evaluar una reunión son los siguientes:

  • Aprovechamiento del tiempo.
  • Participación balanceada.
  • Claridad del objetivo de la reunión.
  • Cumplimiento de las tareas asignadas.
  • Liderazgo de dirección de la reunión.
  • Eficacia en la solución a los problemas planteados.

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